Da dove partono i dati del passaporto digitale: cataloghi, schede tecniche e gestionale.

I dati ci sono, ma sono sparsi

Il passaporto digitale di prodotto, il Digital Product Passport o DPP, chiede dati ordinati prodotto per prodotto. Prendiamo un'azienda che produce valvole e raccordi. Il codice e la descrizione stanno nel gestionale. Le misure e le pressioni stanno nel catalogo in PDF, in tabelle fitte che l'ufficio tecnico conosce a memoria. I materiali stanno nelle schede tecniche, le certificazioni in una cartella condivisa, le istruzioni di montaggio in un manuale impaginato tre anni fa.

Per un catalogo stampato va benissimo così. Per un passaporto digitale no, perché ogni prodotto deve avere i suoi dati collegati al suo codice, sempre nello stesso formato. È qui che le aziende scoprono quanto lavoro serve, di solito quando un cliente chiede le informazioni per cento codici entro fine mese.

Le quattro fonti da cui partire

• Il gestionale. È la fonte più precisa per codici, descrizioni e famiglie di prodotto. Un export degli articoli in Excel è il punto di partenza migliore.
• I cataloghi. Contengono le caratteristiche tecniche che nel gestionale spesso non ci sono: misure, prestazioni, varianti, compatibilità.
• Le schede tecniche e di sicurezza. Materiali, sostanze, trattamenti, norme di riferimento.
• I manuali. Istruzioni per uso, manutenzione, riparazione e smaltimento, che il passaporto può richiedere per molti gruppi di prodotti.

Mancherà comunque qualcosa. Il contenuto riciclato o l'impronta ambientale, per esempio, di solito vanno chiesti ai fornitori o calcolati da chi lo fa di mestiere. Ma sapere cosa c'è già e cosa manca riduce di molto il lavoro.

Dove l'AI aiuta davvero

Ricopiare a mano i dati di centinaia di prodotti dai PDF a un foglio è il lavoro lungo. Ed è anche quello in cui si sbaglia più facilmente, perché nelle tabelle tecniche basta prendere il valore della riga accanto.

Un sistema che legge i documenti può fare la prima passata. Legge cataloghi e schede, riconosce i codici, estrae le caratteristiche e le collega al prodotto giusto. La condizione è che ogni valore porti con sé la pagina da cui è stato preso. Così chi controlla apre il documento e verifica in un attimo, invece di rifare il lavoro da capo.

Poi servono controlli che non dipendono dall'AI. I codici estratti si confrontano con l'export del gestionale, i numeri si verificano sulla pagina originale, i prodotti con dati incompleti finiscono in un elenco da sistemare. Quello che non torna lo decide una persona dell'ufficio tecnico.

Come si organizza il lavoro

Conviene partire piccoli. Si sceglie una famiglia di prodotti, meglio se è quella su cui i clienti fanno più domande, e si lavora solo su quella. In poche settimane si capisce quanti dati ci sono già, quanti vanno cercati e quanto tempo serve per il resto.

• Si raccolgono i documenti. Export del gestionale, cataloghi, schede e manuali della famiglia scelta, nell'ultima edizione.
• Si fa l'estrazione. Il sistema compila una scheda per ogni codice, con la pagina di origine accanto a ogni valore.
• Si controlla. Prima i controlli automatici sui codici e sui numeri, poi l'ufficio tecnico sui casi segnalati.
• Si decide cosa manca. Per ogni campo vuoto si stabilisce chi lo fornisce: un reparto interno, un fornitore, uno studio ambientale.

Alla fine hai una base dati che si aggiorna a ogni nuova edizione del catalogo, invece di un foglio fatto una volta e lasciato invecchiare.

Cosa non deve fare l'AI

Non deve inventare un dato che manca, e non deve dedurre una dichiarazione di conformità o un valore ambientale. Se un'informazione non è nei documenti, la scheda deve dirlo chiaramente. Un passaporto con un dato sbagliato è peggio di un passaporto con un campo vuoto, perché qualcuno ci farà affidamento.

Il vantaggio arriva prima dell'obbligo

Una base di schede prodotto ordinate e verificate serve subito, molto prima del passaporto digitale. Con gli stessi dati un commerciale trova il prodotto giusto al telefono, un cliente riceve una risposta precisa nella sua lingua, un tecnico ritrova la procedura nel manuale. Quando arriverà la richiesta di un cliente o l'obbligo per il tuo gruppo di prodotti, il grosso del lavoro sarà già fatto.

Se vuoi capire da dove partire nella tua azienda, il primo passo è guardare insieme i documenti che avete già.

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