ChatGPT, Copilot o uno strumento su misura: quale serve alla tua azienda

Parti dal lavoro, non dal prodotto

Prima di confrontare i prodotti, scrivi in due righe cosa vuoi che succeda. Per esempio che l’ufficio tecnico risponda prima alle richieste dei clienti, o che i commerciali non dimentichino i clienti che non ordinano da mesi. Detto così, il lavoro ti indica già lo strumento.

Ci sono in sostanza due tipi di esigenze. Aiutare le singole persone a scrivere, riassumere, tradurre e ragionare su un testo. Oppure far lavorare l’AI sui dati dell’azienda dentro un processo preciso, con un risultato che finisce nel gestionale o arriva a un cliente. Per la prima bastano spesso gli strumenti pronti. Per la seconda di solito no.

ChatGPT nella versione per aziende

ChatGPT è uno strumento generale, molto bravo con i testi. Per un’azienda il punto è usarlo nella versione pensata per le aziende e non negli account personali dei dipendenti. Secondo le pagine ufficiali di OpenAI, nei piani Business ed Enterprise i dati dell’azienda per impostazione predefinita non vengono usati per addestrare i modelli. Negli account personali invece la condivisione per l’addestramento è attiva finché l’utente non la spegne.

La versione aziendale ti dà anche uno spazio di lavoro gestito da te, dove decidi chi entra e cosa può fare. È una buona scelta se il bisogno è diffuso, cioè molte persone che scrivono email, offerte, verbali e documenti. Si paga per persona, quindi conviene darlo a chi lo usa davvero ogni giorno.

Copilot se lavori già con Microsoft

Se in azienda usate Outlook, Teams, Word ed Excel con account aziendali Microsoft, Copilot ha un vantaggio pratico. Vive dentro programmi che le persone aprono già. Microsoft distingue due livelli. Copilot Chat, compreso senza costi aggiuntivi negli abbonamenti Microsoft 365 idonei, lavora soprattutto con le informazioni del web e con i documenti che gli dai tu. Microsoft 365 Copilot, a pagamento, lavora anche su posta, file e riunioni dell’azienda, rispettando i permessi che ogni persona ha già.

Secondo la documentazione di Microsoft, con l’account aziendale domande e risposte non vengono usate per addestrare i modelli di base, e restano sotto le stesse garanzie contrattuali di posta e file. Prima di estenderlo a tutti, però, vale la pena controllare come sono impostati i permessi delle cartelle condivise. Se un documento riservato è aperto a tutti, Copilot lo troverà.

Quando serve uno strumento su misura

Gli strumenti pronti hanno un limite naturale. Non conoscono il tuo gestionale, il tuo listino, le tue regole commerciali. Puoi caricargli dei documenti, ma ogni volta è una persona che sceglie cosa dare e controlla cosa torna indietro.

Uno strumento su misura ha senso quando il lavoro è ripetuto e legato ai tuoi dati. Pensa a un distributore di materiale tecnico che riceve ogni giorno domande sui prodotti. Un assistente costruito sul catalogo risponde indicando la pagina da cui prende l’informazione e passa le richieste di preventivo già ordinate. In uno dei miei progetti di questo tipo il consumo è un terzo di quello che servirebbe con ChatGPT, perché al modello arrivano solo le pagine necessarie.

Lo stesso vale per i processi che collegano più programmi. Un sistema che legge lo storico degli ordini e indica ogni mattina ai commerciali chi chiamare non si ottiene con una chat. Serve qualcosa che si colleghi ai dati, applichi regole chiare e lasci la decisione alle persone.

Spesso la risposta è una combinazione

Nelle aziende che seguo capita spesso di arrivare a un mix. Uno strumento pronto per chi lavora molto con i testi, scelto in base ai programmi che l’azienda usa già. E uno strumento su misura per un’attività precisa, quella che oggi costa più ore o più errori. Non serve dare tutto a tutti, e non serve costruire da zero quello che esiste già.

Un modo pratico per decidere è fare una prova breve. Dai lo strumento pronto a tre o quattro persone per un mese, con un compito chiaro, e guarda quanto lo usano. Se lo usano poco, il problema non si risolve comprando più licenze. Se invece si fermano sempre nello stesso punto, perché manca il collegamento ai dati, lì c’è il primo progetto su misura.

Le domande da farti prima di scegliere

• Il lavoro riguarda una persona alla volta o un processo che coinvolge più reparti?
• Le informazioni necessarie stanno in documenti generici o nei dati del gestionale?
• Il risultato resta a chi lo ha chiesto o deve finire in un altro programma?
• Quante persone lo userebbero ogni giorno, e quante solo ogni tanto?

Se le risposte puntano verso le persone e i documenti, parti da uno strumento pronto. Se puntano verso dati e processi, conviene progettare qualcosa di dedicato.

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