Come valutare una proposta AI di un fornitore

Chi lo sviluppa, davvero

La prima cosa da chiedere è chi scriverà il lavoro e chi lo seguirà dopo. A volte è la persona che hai incontrato, a volte un gruppo interno, a volte un’altra società a cui il lavoro viene affidato. Sono tutte strade legittime. Ti serve solo saperlo, perché cambia chi chiami quando qualcosa non va.

Chiedi anche se lo strumento è costruito per te oppure è un prodotto già esistente adattato alla tua azienda. Anche qui non c’è una risposta giusta in assoluto. Un prodotto esistente costa meno e parte prima, uno su misura segue meglio il tuo modo di lavorare. Conta che la proposta lo dica in modo chiaro.

Cosa succede dopo la consegna

Uno strumento di intelligenza artificiale non si installa e si dimentica. I modelli vengono aggiornati, i listini cambiano, il tuo catalogo e le tue procedure pure. Chiedi cosa è compreso nei mesi successivi alla consegna e cosa si paga a parte.

Alcune domande utili da fare al fornitore:

• Chi corregge gli errori che emergono nei primi mesi, e in quanto tempo?
• Se il modello che usate oggi viene ritirato o cambia prezzo, chi si occupa di sostituirlo?
• Il codice e i dati restano a noi se un giorno decidiamo di cambiare fornitore?
• Ci lasciate una documentazione che un altro tecnico possa leggere?

L’ultima domanda sembra pignola. In realtà è quella che ti tutela di più, perché nessun rapporto di lavoro dura per sempre.

Dove vanno i dati

Ogni volta che lo strumento risponde, qualche informazione della tua azienda passa da un servizio esterno. Chiedi quale servizio, dove si trovano i server e se le condizioni del contratto escludono l’uso dei tuoi dati per addestrare i modelli. Un fornitore serio ha queste risposte pronte e te le dà per iscritto.

Chiedi anche quali dati servono davvero. Se lo strumento deve rispondere su un catalogo tecnico, non ha bisogno di vedere le fatture dei clienti. Meno dati gli dai, meno rischi corri, e spesso spendi anche meno di consumo.

Si collega ai programmi che usi già

Qui si decide buona parte della riuscita. Un assistente che risponde bene ma vive in una finestra separata dal gestionale rischia di essere aperto per qualche settimana e poi abbandonato. Chiedi in modo preciso a quali programmi si collega, in che modo, e chi ha già verificato che il collegamento si possa fare con il tuo gestionale e con la versione che hai.

Se la risposta è che il collegamento si vedrà più avanti, chiedi di metterlo nel preventivo come voce separata, con un costo indicativo. Pensa a un’impresa di impiantistica che vuole generare i rapportini dagli appunti dei tecnici. Se poi i rapportini vanno ricopiati a mano nel programma di fatturazione, il tempo risparmiato si perde quasi tutto lì.

Cosa puoi vedere funzionare

Una demo fatta su dati di esempio dice poco. Chiedi di vedere lo strumento in funzione su una parte dei tuoi dati, anche piccolo, prima di firmare il progetto intero. Bastano poche decine di documenti veri, o un mese di ordini, per capire se le risposte tengono.

Prepara tu le domande di prova, e mettici anche quelle difficili. Il caso strano, il codice articolo scritto male, la richiesta del cliente che non sa cosa vuole. Guarda soprattutto cosa fa lo strumento quando non sa la risposta. Se lo dice e ti indica a chi chiedere va bene. Se inventa, è un segnale da prendere sul serio.

Come si misura il risultato

Prima di partire mettetevi d’accordo su cosa vuol dire che il progetto ha funzionato. Ore risparmiate su un’attività precisa, errori in meno su un tipo di documento, tempi di risposta ai clienti. Scrivete il numero di oggi, anche approssimativo, così fra tre mesi avete con cosa confrontarlo.

Se nella proposta non c’è nessuna misura, chiedila. Non serve un sistema di controllo complicato. Serve un numero che tu e il fornitore guardate insieme alla fine del primo periodo.

Cosa costa nel tempo

Il prezzo di sviluppo è la cifra che si nota di più, ma non è l’unica. Ci sono il consumo dell’AI, gli eventuali abbonamenti per persona, la manutenzione, gli interventi quando cambia qualcosa nei tuoi programmi. Chiedi una stima di quanto costa lo strumento nel primo anno e negli anni successivi, con l’uso che prevedi.

Se un fornitore ti dà questa stima senza difficoltà, è un buon segno sul modo in cui ha progettato il lavoro. Quando ricevo una proposta altrui da guardare per un cliente, è la prima cosa che controllo. Spesso la proposta è valida e manca solo questo pezzo, che si aggiunge con una telefonata.

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